Cambio de correo y almacenamiento a Microsoft: ¿Cómo automigrar?

Ya está disponible para todos los académicos, profesionales, administrativos, investigadores y estudiantes que actualmente utilizan Google Workspace (Drive y Gmail), la posibilidad de activar su nueva cuenta institucional de correo electrónico Outlook de Microsoft 365 UC y comenzar así su proceso de auto migración de datos. 

“Como parte de las iniciativas de transformación digital que contempla el plan de desarrollo de la universidad, hemos tomado la decisión de unificar  el sistema de almacenamiento y correo electrónico por medio de la plataforma Microsoft 365”, afirma el prorrector Guillermo Marshall.​​​​​

Lo que se busca es unificar el ecosistema digital de trabajo y comunicación de la UC. “El objetivo de esta implementación es promover la coordinación y el eficaz intercambio de conocimiento e información a través de un sólo sistema  de clase mundial, que evite incompatibilidades y favorezca una comunicación horizontal conectando a todas las unidades de la universidad”, explica.

El cambio de plataforma se comenzó a evaluar cuando la compañía Google anunció que modificaría sus políticas, poniéndole término al uso ilimitado del servicio de correo electrónico y almacenamiento ilimitado (Gmail y Drive) a todas las instituciones de educación superior de Chile. 

El proceso de transición desde Google Workspace hacia Microsoft 365 se ha llevado a cabo en tres etapas:

La primera consistió en activar las cuentas de exalumnos en M365 y apoyarlos en la auto migración de sus documentos. Actualmente, cerca de 35 mil exalumnos ya utilizan la nueva plataforma y más de 80 mil ya están activos en Microsoft 365. 

La segunda fase consistió en la migración de los miembros de la comunidad UC que utiliza Microsoft Exchange. Actualmente, más del 90% de funcionarios y académicos ya han sido migrados, lo que corresponde a aproximadamente 3 mil personas. Se espera que para inicios de 2023, el 100% de estos usuarios trabajen con las herramientas de Microsoft, lo que considera Outlook como sistema de correo electrónico.  

La tercera etapa y final, corresponde a la activación voluntaria de la nueva plataforma y la automigración de todos los miembros de la comunidad UC que utilizan Google Workspace hacia Microsoft 365. En estricto rigor, esto significa que los actuales usuarios de Google Workspace ya pueden utilizar las herramientas de almacenamiento de Microsoft 365 y desde el 15 de diciembre ya tienen la posibilidad de activar Outlook UC.

Para facilitar el proceso de automigración, la Universidad Católica, a través de la Dirección de Informática y la Dirección de Transformación Digital, ha puesto a disposición de los usuarios equipos en terreno, webinars, tutoriales, guías, sitio web y una mesa de ayuda, entre otras acciones, para apoyar a los usuarios en este periodo de transición desde Google Workspace a Microsoft 365 UC. 

Dada la magnitud de este proyecto, el prorrector enfatiza en que “comprendemos que este cambio traerá consigo un esfuerzo de adopción, por este motivo pedimos el mayor apoyo para el éxito de esta iniciativa”.

¿Cómo activar la cuenta de correo?

Para activar la nueva cuenta Outlook de Microsoft 365 UC, es necesario realizar los pasos que se detallan en esta guía.

Una vez activada la cuenta, es muy importante esperar 30 minutos antes de intentar ingresar; de lo contrario, es posible que el sistema arroje un error.

Ya dentro del sistema Outlook Microsoft 365 UC, todos los nuevos correos llegarán a esta casilla y los antiguos quedarán alojados en Gmail UC. 

Una vez activada la cuenta, comienza la segunda etapa: comenzar la auto migración de correos desde Gmail a Outlook UC.
En los siguientes videos se explica este proceso paso a paso: 

•    Cómo descargar cliente de correo Outlook (programa de escritorio)
•    Cómo respaldar correos Gmail en cliente de correo Outlook de escritorio
•    Cómo cargar los correos respaldados en cliente de correo Outlook (escritorio), en mi nueva cuenta de correo Outlook Microsoft 365 UC (online)

Para hacer el rescate de contactos, te recomendamos ver el siguiente tutorial.
En el caso del calendario, pueddes seguir los pasos que se detallan en el siguiente tutorial. 

¿Cómo rescatar los documentos desde Drive a Onedrive?

En paralelo, otro proceso importante es rescatar los documentos almacenados en Drive de Google Workspace y llevarlos a OneDrive de Microsoft 365 UC. 

Para realizar este paso, ingresa a www.office.com con tu usuario y contraseña UC y podrás utilizar las herramientas que te entrega la nueva plataforma, entre ellas OneDrive, la nube de almacenamiento de Microsoft. Este espacio de almacenamiento te permitirá trasladar tus documentos guardados en Google Drive al nuevo sistema.

•    Para ingresar a la nueva plataforma y realizar el traspaso de documentos desde Drive de Google a OneDrive de Microsoft, puedes ver el siguiente video.
•    Para descargar tus documentos desde Google Drive a tu computador con Google Takeout, revisa el siguiente video.

¿Necesitas ayuda?

Para facilitar el proceso de auto migración, la Dirección de Informática y la Dirección de Transformación Digital, han puesto a disposición de los usuarios una serie de instancias, canales y equipos para ayudar a los usuarios a realizar su activación y auto migración de datos. 
Entre otras iniciativas de apoyo se encuentran: Escuadrones de ayuda en terreno, webinars explicativos, tutoriales, guías, mesa de ayuda, y un completo sitio web para centralizar la información.  

•    Sitio web
•    Mesa de ayuda:  soporte365@uc.cl / teléfono: +56 9 5504 7777.
•    Calendario de escuadrones y webinar para ayuda al usuario (enero y marzo 2023)
•    Tutoriales, guías, preguntas frecuentes y videos explicativos

Las cuentas de google workspace no serán eliminadas en el corto plazo

Las cuentas de Google Workspace no serán eliminadas aún, para dar un tiempo prudente a las personas para que hagan su traspaso de información. En otras palabras, al momento de activar la cuenta Outlook, el único cambio será que a partir de ese momento todos los nuevos correos llegará a esa casilla y no más a Gmail UC. Sin embargo, seguiremos teniendo acceso a toda nuestra información de Google Workspace hasta abril de 2023.

En ese momento no se eliminarán las cuentas, pero se realizará una baja drástica en la capacidad de almacenamiento, lo que podría traer como consecuencia la pérdida de información si es que un usuario no ha auto migrado sus datos. 
La invitación es a gestionar la información desde hoy para garantizar un traspaso exitoso.