La transformación digital ya está aquí

Si bien la “disrupción digital” ya era una realidad en Chile, la pandemia por Covid-19 puso el acelerador en todo este proceso. Obligó a las organizaciones a incorporar un componente digital y aceleró los cambios estructurales. Sin marcha atrás.

El concepto de "transformación digital" tiene que ver con la integración de las nuevas tecnologías, en todas las áreas de una organización, para cambiar su forma de funcionar. El objetivo es optimizar los procesos, mejorar su eficiencia y ofrecer un nuevo valor añadido a sus usuarios.

Como afirma Sergio Rademacher, Country General Manager de Microsoft Chile: “La pandemia puso una exigencia que no existía antes y se demostró que las empresas podían seguir funcionando de manera digital”.

Pero no se trata sólo de trabajar desde la casa. La productividad pasa a depender del control de la información a través de la tecnología y de un modelo asociado a esta. Captar datos, analizarlos y crear nuevas formas de hacer las cosas, ya no es opcional, sino que parece ser la nueva manera en que funcionan las organizaciones. Es decir: pensar en digital.

La revolución del mundo empresarial

“Las empresas que no visualicen las oportunidades inherentes a estos cambios, quedarán rezagadas en este nuevo desplazamiento de la frontera de producción y conocimiento. Existe una estrecha relación entre el tipo de respuesta que tienen las empresas hacia la Transformación Digital y el desarrollo de capacidades. Sin embargo hay disociación entre la actitud y el nivel de desarrollo de las capacidades”, explica Trinidad Álvarez, coordinadora ejecutiva del Laboratorio de Estudios en I+D+i Empresarial del Centro de Innovación UC.

Precisamente, tomar el pulso de cuánto se ha transformado el mundo empresarial chileno es el objetivo de “Transformación Digital en Empresas Chilenas”, publicación lanzada recientemente por este Laboratorio del Centro de Innovación UC, en el webinar “Desarrollando capacidades para la Transformación Digital”. El trabajo, que contó con el apoyo de Corfo, identifica las principales percepciones, brechas, y capacidades digitales y organizacionales en la materia.

Se encuestaron a las gerencias y subgerencias vinculadas a la Transformación Digital de 262 empresas nacionales, entre agosto de 2019 y febrero de 2020, previo a la pandemia. Con la adaptación de la metodología del International Institute for Management Development (IMD), el documento analiza tres indicadores: el tiempo en que se perciben los cambios, los recursos y barreras percibidas respecto a abordar la disrupción digital al interior de la empresa y las percepciones sobre el impacto que estos cambios tienen en la industria.

Más del 80% de las compañías participantes percibe que la disrupción digital tendrá un alto impacto al interior de las organizaciones y el 70% afirma que este proceso ya está ocurriendo.

Uno de los factores clave para la efectiva realización de la Transformación Digital es contar con una estrategia que impacte la organización, con coherencia desde el modelo de negocio hasta la estructura organizacional. Sin embargo, solo el 22% de las empresas posee una estrategia digital formal, coordinada a lo largo de toda la organización.

“Lo más relevante de la estrategia digital es que debe estar conectada con la estrategia de la compañía, no pueden correr en paralelo”, subraya Alejandro Rehbein, gerente de Estrategia, Innovación y Transformación Digital de Transelec. “A su vez, las empresas deben identificar dónde está su valor digital para hacer una transformación con sentido”, agrega.

Respecto de los procesos de las organizaciones, Trinidad Álvarez añade que “si bien, son decisiones costosas y la reestructuración de equipos es un cambio invasivo, esta situación afecta la eficiencia, porque se realizan grandes esfuerzos, pero no se logra llegar a las metas que se plantean en la estrategia. Para revertir esta situación, las empresas deben evaluar por qué el modelo de negocio requiere de la Transformación Digital y asignar la tarea a un alto ejecutivo o a un área exclusiva”.

Como concluye Patricio Cofré, académico del Departamento de Ciencia de la Computación de la Escuela de Ingeniería y fundador de Metric Arts, que “el activo físico va a dejar de ser el negocio central de las empresas y se va a migrar a los activos intangibles, propios del mundo digital. Vamos a tener que acostumbrarnos a entender las piezas de este nuevo puzle”.

“Las empresas que no visualicen las oportunidades inherentes a estos cambios, quedarán rezagadas en este nuevo desplazamiento de la frontera de producción y conocimiento" - Trinidad Álvarez, coordinadora ejecutiva Laboratorio de Estudios en I+D+i Empresarial, Centro de Innovación UC.

UC digital

“La transformación digital es un proceso continuo de mejoras a través de los datos”, explica la directora de Gobierno de Datos e Información, Claudia Leiva. En simple, se trata de “tomar los datos y cambiar la forma en que haces las cosas, y luego, comparar si existe una mejoría, también a través de los datos”, agrega. Es un proceso integral, que incluye personas, datos y tecnología… es decir, va mucho más allá de la digitalización.

Las tecnologías son un medio, una herramienta para avanzar hacia algo mucho más grande: una “cultura de transformación”. Y para ello, resulta necesario crear un “gobierno de transformación digital”, en el que todos los miembros de la comunidad UC debemos hacernos parte. Aquí, la colaboración y el trabajo transversal son clave.

De ahí que la transformación digital sea uno de los ejes estratégicos del nuevo Plan de Desarrollo 2020-2025 de la universidad -próximo a presentarse-. Una comisión liderada por la vicerrectora Económica Loreto Massanés trabajó durante varios meses en los principales lineamientos en esta área.

Como todo cambio cultural, la transformación digital es algo que debe implementarse en fases. La primera es una “puesta al día”, que implica seguridad e integración de la información -de hecho se está trabajando en una Política de Datos UC-, un plan de capacitación en competencias digitales y otros aspectos básicos, como cobertura de señal wifi en todos los campus.

Como cuenta Ingrid Rosales, directora ejecutiva de la Vicerrectoría Económica (VRE), “se están llevando a cabo varios procesos hacia la digitalización, como actualización de datos en la Dirección de Personas y digitalización de formularios, así como capacitación de usuarios. “La pandemia nos ha obligado a meternos aceleradamente en la transformación digital”, afirma.

Luego se trata de “avanzar” para que los principales procesos de la Universidad, como Admisión por ejemplo, sean digitales. Aquí también se incluye un nuevo ERP financiero (o sistema de Planificación de Recursos Empresariales). “Este permite contar con información confiable, optimizar tiempos y elaborar reportes rápidamente”, explica Ingrid Rosales.

Se trata de que, con el apoyo de tecnología y una nueva gestión interna, se puedan mejorar aspectos administrativos, financieros y de gestión, con el fin de tener una universidad interconectada e integrada.

También se creó el “Núcleo TI” (Tecnología de Información), que busca que los distintos proyectos de la universidad en la materia estén alineados a la estrategia digital de la institución.

La última etapa es "transformar". Como explica Claudia Leiva: “Aquí se trata de tener procesos completos transversales a los equipos y a los sistemas”. Por ejemplo, la contratación de un académico nuevo. Ese es un proceso en el que están involucradas muchas unidades y personas, pero todas ellas debiesen estar trabajando en red. “El usuario debiera ver solo un proceso y no tener que pasar por las distintas oficinas”, afirma Claudia Leiva.

“La transformación digital es un proceso continuo de mejoras a través de los datos” - Claudia Leiva, directora de Gobierno de Datos e Información.

Nuevas formas de enseñar y aprender

Probablemente sea en el área académica donde se ha hacho más evidente la necesidad de adoptar las nuevas tecnologías. Las clases a distancia marcaron la tónica de este año, no solo en la UC, sino prácticamente en todo el mundo. Pero las plataformas digitales son el instrumento, lo que se busca es que la tecnología sea un apoyo al aprendizaje de los estudiantes. “La transformación digital debe ir de la mano de una transformación en la educación”, afirma Chantal Jouannet, directora del Centro de Desarrollo Docente, CDDoc.

Es por esto que cuando comenzó la pandemia, ya se había implementado Canvas, sistema que ofrece herramientas digitales y de creación de contenido para apoyar el proceso de aprendizaje, y se había capacitado a la mitad de los académicos. “Hemos desarrollado mucho material, como manuales para académicos y estudiantes -con cerca de 70 mil y 15 mil visitas en todo el mundo, respectivamente- tutoriales, webinars, lecturas recomendadas y una serie de recursos pedagógicos, entre otros, y también estamos asesorando permanentemente a los académicos y respondiendo las dudas de estudiantes”, cuenta Chantal Jouannet.

Así también, el CDDoc ha puesto a disposición de los académicos una serie de herramientas tecnológicas que es posible integrar con Canvas, como EDPUZZLE, web que permite crear cuestionarios de evaluación o intercalar notas de audio y editar videos; Educaplay, herramienta para crear juegos y actividades educativas; y realidad virtual y aumentada, entre otras. (Ver recursos)

En lo que va de este año, han ofrecido 384 asesorías pedagógicas, 166 talleres, 48 charlas y 5.765 asistencias a académicos y estudiantes.

“Veo una tremenda calidad del trabajo de los profesores, su dedicación, participación… Tuvieron que repensar y rediseñar sus cursos de un minuto para otro, pero teniendo el apoyo de una plataforma y un equipo detrás”, asegura Chantal Jouannet. Todo esto ha ido posicionando a la UC como referente a nivel internacional. De hecho, el CDDoc impartirá clases de diseño de cursos on line para universidades iberoamericanas adscritas a la Federación de Universidades Católicas, FIUC.

“La transformación digital debe ir de la mano de una transformación en la educación” - Chantal Jouannet, directora del Centro de Desarrollo Docente, CDDoc.

En Bibliotecas UC también hace ya dos años que se encuentran implementando un plan de transformación digital, que comenzó luego de un rediseño organizacional en 2016 y que ha sido acompañado por una estrategia comunicacional. “La tecnología es un habilitador, un medio, pero el principal cambio es tener una conciencia digital, que pensemos en digital”, afirma Evelyn Didier, directora de Bibliotecas UC.

Como agrega: “Se busca generar un ecosistema digital compuesto por cinco áreas: Personas, procesos, servicios, tecnologías y recursos de información. De estas, la más importante es la primera”. En cada una se establecieron distintas etapas, con el objetivo de alcanzar una “madurez digital”.

La pandemia aceleró los procesos. “Como ya habíamos avanzando en distintos aspectos, por ejemplo, las personas ya hacían teleconferencias para reducir el desplazamiento entre campus o ya utilizaban la ‘nube’ para guardar archivos, pudimos trabajar desde la casa sin grandes dificultades”, explica Ana Lucía Kein, subdirectora de Tecnologías de Información y Desarrollo Digital de Bibliotecas UC. “El gran desafío ha sido que las personas integren su día a día con lo digital”, agrega Cecilia Ramírez, jefa del Área de Comunicaciones y Vinculación con el Medio de Bibliotecas UC.

La Biblioteca continuó ofreciendo asesorías, guías temáticas, informes bibliométricos y otra serie de servicios de manera remota. Incluso algunas actividades se volvieron muy populares: En dos meses, el número de participantes en los talleres en línea fue el equivalente a los asistentes de un año completo de manera presencial. Uno de los proyectos estrella es una máquina de autopréstamo, con diseño inclusivo y creada por la propia Biblioteca, que se encuentra en San Joaquín y que se espera patentar.

Entre los próximos desafíos, como explica Evelyn Didier, están: “Cómo logramos tener un plan de capacitación que habilite a las personas para sumergirse en los temas digitales; también los recursos, porque contar con personal e infraestructura especializada es más caro; y cómo promover un uso ético de la información”.

En suma, se trata de una nueva forma de organizarnos y funcionar, utilizando las tecnologías digitales, pero que nos obligar a pensar, analizar y actuar de otro modo. Ese es el gran desafío.

“La tecnología es un habilitador, un medio, pero el principal cambio es tener una conciencia digital, que pensemos en digital” - Evelyn Didier, directora de Bibliotecas UC.