Nuevo sistema de gestión financiera inicia fase de pruebas

Un importante hito sumó recientemente el proyecto para implementar un moderno sistema de gestión financiero y contable al iniciarse la etapa de pruebas de la plataforma ERP (Enterprise Resource Planning) en la UC. Se trata de una iniciativa que se inserta en el proceso de transformación digital que está impulsando la universidad y que permitirá optimizar la gestión financiera y apoyar los procesos de toma de decisiones al interior de la institución.

Liderada por la Dirección de Finanzas, y en colaboración con directores ecónomicos y ejecutivos de diferentes unidades académicas y administrativas, en esta fase de testeos se somete a prueba la plataforma digital con diversas operaciones de tipo financieras y contables que se realizan habitualmente en la universidad.

El objetivo es incidir a través instancias iterativas (la repetición de procesos) en el diseño final del sistema de gestión que se ocupará. Es así como mediante estas fases, también conocidas como playbacks, se construye, revisa y somete a prueba la plataforma a partir de casos de uso real en la universidad, de manera de asegurar que el sistema brinde soluciones a las necesidades de la institución. 

Una nueva forma de trabajo conjunto

En este proceso participan activamente miembros de distintas unidades, quienes representan los requerimientos que tienen frente al sistema de gestión, pues serán además sus futuros usuarios.  

“La universidad es una institución ampliamente heterogénea y diversa en su quehacer, por lo que implementar un sistema ERP de esta naturaleza representa un gran desafío de inclusión, de transparencia y participación, de escucha activa de múltiples opiniones, para co-construir una solución que incorpore las necesidades de las diferentes unidades, con una mirada institucional que busque lo mejor para la UC", señala Ángela El Moro, subdirectora de Gestión del Cambio.

El Moro agrega que la implementación del sistema también representa "una oportunidad para establecer una nueva forma de trabajar conjuntamente”. 

“La universidad es una institución ampliamente heterogénea por lo que implementar un sistema ERP representa un gran desafío de inclusión, de transparencia y participación, para co-construir una solución que incorpore las necesidades de las diferentes unidades" - Ángela El Moro, subdirectora de Gestión del Cambio

Información en tiempo real

Durante la reunión virtual de lanzamiento de la fase de pruebas, realizada el 7 de enero y en la que participaron directores económicos y directores ejecutivos de diferentes unidades, además de la dirección del proyecto y consultores de la empresa implementadora Oracle, se presentó además el sitio web del proyecto Nuevo ERP de Gestión, que cuenta con completa información acerca del propósito, el alcance, aspectos técnicos, noticias e hitos del proyecto. 

También se revisaron algunas de las metas cumplidas en lo que se refiere al diseño de la plataforma y al trabajo colaborativo. El director de Finanzas, Francisco Bravo, destaca que entre los beneficios que brindará el nuevo ERP es que “permite disponer de información más precisa y en tiempo real, por lo cual facilita la toma de decisiones, pero también la posibilidad de analizar y adaptarse a escenarios futuros”. 

“El nuevo sistema de gestión permite disponer de información más precisa y en tiempo real, por lo cual facilita la toma de decisiones, pero también la posibilidad de analizar y adaptarse a escenarios futuros” - Francisco Bravo, director de Finanzas UC

En tanto, Ariel Honores, gerente del proyecto ERP, comenta que, con una adecuada adopción, “el sistema permitirá una reducción del tiempo en los procesos, una mayor productividad y desempeño de los equipos de trabajo. El objetivo es conseguir una mejor gestión de los flujos, así como también lograr reducir las cuentas por pagar pendientes facilitando la generación de reportes”, entre otras ventajas.

En el equipo de Gestión del Cambio esperan que la etapa de desarrollo de pruebas culmine a fines de agosto de este año para luego iniciar el ciclo de capacitaciones y cerrar el proyecto durante los últimos meses de 2021 con la etapa “En operación”. 

“El nuevo ERP permitirá una reducción del tiempo en los procesos, una mayor productividad y desempeño de los equipos de trabajo. El objetivo es conseguir una mejor gestión de los flujos, así como también lograr reducir las cuentas por pagar pendientes facilitando la generación de reportes” - Ariel Honores, gerente de Proyecto