Reuniones online, ¿cómo optimizarlas?

Si organizas una videoconferencia, ten presente la regla de las dos pizzas del fundador de Amazon, es decir, para que sea productiva, no más de 8 personas. Hablar lento, con oraciones más cortas y cuidar la dicción, son otros valiosos consejos.

En una reunión online, las cámaras muestran la intimidad de los hogares, ejerciendo un poder distractivo, a la vez que entregan información sobre las personas. Develan aspectos como qué tan ordenado mantienen sus entornos, qué objetos escogieron para poner en las repisas, y para colgar en las paredes; o cómo se relacionan con los hijos y las mascotas, si es que irrumpen en escena.

“Todo comunica”, asegura Macarena Arellano, jefa de Protocolo del Gabinete de Rectoría, en la UC. Por eso, dice, hay que preocuparse de la apariencia. Recomienda que la vestimenta sea la misma que se ocuparía si la reunión fuera presencial. “No puede ocurrir que nos enfrentemos a una conexión online recién levantados, sin peinarse, con pijama o vestidos demasiado sport, con shorts o traje de baño”. Lo procedente es mantener el estilo habitual, en lo posible sobrio, con colores más neutros que llamativos. ¿Y cómo reaccionar ante un imprevisto, como un hijo pequeño interrumpiendo la reunión? “Hay que tomarlo con naturalidad”, aconseja esta especialista.

“No puede ocurrir que nos enfrentemos a una conexión online recién levantados, sin peinarse, con pijama o vestidos demasiado sport, con shorts o traje de baño”- Macarena Arellano, jefa de Protocolo del Gabinete de Rectoría UC

Repetir, repetir, repetir

Soledad Puente, quien es doctora en Comunicaciones y dicta cursos de Oratoria, subraya que en las reuniones y en las clases online, la comunicación oral cambia de masiva a individual. De uno a uno. “Llega directamente a una persona con su historia de encierro. Es una instancia de comunicación más personalizada”. Por eso es importante que en algún momento se muestren los participantes, tratarlos por sus nombres y propiciar conversaciones.

La investigadora llama a no abusar del power point, a hablar lento, con oraciones más cortas y a cuidar la dicción. “Más que nunca se pueden perder momentos e información relevante”. Previo al inicio de la reunión o la clase virtual, aconseja ordenar bien qué debe quedar muy claro. No olvidar que la atención en las comunicaciones virtuales dura menos, y que es necesario hacer pausas. Si no las da el profesor o quien está guiando la sesión, los propios asistentes las tomarán, entrando y saliendo de la reunión.

Y lo más relevante, subraya esta académica, es tener presente que los principios y los finales son los más importantes. Hay que decirles claramente el objetivo de la clase o reunión, demostrárselos y volver a recordarlos. “Repetir, repetir, repetir”, recomienda Soledad Puente.

"Hay que decirles claramente el objetivo de la clase o reunión, demostrárselos y volver a recordarlos. Repetir, repetir, repetir”- Soledad Puente, académica Facultad de Comunicaciones.

Otros tips

La puntualidad es crucial. No hay excusas como un taco en el tráfico.
Instálate en un lugar tranquilo, en lo posible aislado de ruidos y tránsito de personas.
Elige un fondo con pocos elementos distractores, o bien utiliza herramientas que permiten difuminarlo, o cambiarlo por la fotografía que tú escojas.
Haz pruebas para chequear que la conexión, la imagen y el sonido funcionan bien.
Silencia tu celular.
Coloca la cámara levemente por arriba del nivel de la mirada, y ocupa una luz blanca, indirecta.
Recuerda que existe una función llamada Retocar mi apariencia, que aplica un filtro suavizante.
Usa audífonos para evitar la distracción que provocan los ruidos ambientales, como los ladridos de tu perro o la moto que pasa por la calle.
Desconecta tu micrófono si no estás hablando.
Aprende a encender y apagar tu micrófono usando la barra espaciadora y a utilizar atajos del teclado para compartir pantalla, iniciar o detener grabación, y otros comandos. Esto es especialmente útil si te gusta caminar mientras estás en la reunión.
Si vas a grabar la reunión, avísale al resto de los participantes.
Cuando utilices elementos de apoyo como gráficos, cerciórate de que el resto está viendo lo que estás comentando. A veces el sonido llega más rápido que la imagen.
Constantemente pide feedback a los asistentes, para confirmar que se mantiene la conexión, y que te escuchan bien.
Aprende a lidiar con el delay o retraso. A veces lleva a interpretar, erróneamente, que una persona terminó de hablar y que está cediendo la palabra.
Si la comunicación se complica, activa la función de subtítulos automáticos en tiempo real, disponible en algunas plataformas.
Si vas a organizar una videoconferencia, en lo posible ten presente la regla sobre reuniones de Jeff Bezos, fundador de Amazon: dos pizzas familiares deben ser suficientes para alimentar a los asistentes. Es decir, para que sea productiva, no más de 8 personas.