UC lanza plataforma para capacitar a la comunidad universitaria en el uso de Teams

Ruta Teams UC fue desarrollada por la Dirección de Transformación Digital y cuenta con una serie de recursos y recomendaciones sobre cómo aprovechar al máximo las diferentes aplicaciones de esta herramienta, que permite en un mismo lugar organizar reuniones, facilitar el trabajo colaborativo, generar archivos compartidos, y crear canales de comunicación entre los equipos, entre otros.

Teams se ha convertido en una herramienta clave para la colaboración en entornos laborales, especialmente en organizaciones, como la Universidad Católica que utilizan Microsoft 365. Más allá de la comunicación instantánea que ofrece a través del chat y la realización de videollamadas y reuniones en línea, una de sus ventajas es que permite integrar otras aplicaciones de la suite, como Word, Excel, PowerPoint y Outlook, lo que facilita el acceso y la edición de documentos sin necesidad de cambiar de plataforma. Asimismo, se pueden crear canales para mantener informados y comunicados a los equipos de trabajo, así como también permite contar con un registro formal de la información que se genere en esos grupos, asegurando su permanencia en el tiempo.

La Dirección de Transformación Digital se encuentra en estos momentos impulsando diversas iniciativas en las que se busca que la comunidad universitaria -tanto estudiantes, como académicos y funcionarios- adopte plataformas y herramientas tecnológicas como Teams para incorporarlas en diversos ámbitos y aprovechando sus beneficios. Este propósito se enmarca en el Plan de Desarrollo de la UC 2020-2025 y se trata de “generar un cambio cultural profundo que permita la modernización de la institución a través de la digitalización. Esto implica el uso de la tecnología para realizar los procesos ya existentes de forma más eficiente, disminuyendo tiempos y mejorando resultados”.

"En nuestra universidad es esencial adoptar la plataforma Teams para mejorar la colaboración y eficiencia, consolidando todos nuestros esfuerzos en una única herramienta y promoviendo así la transformación digital”, dice Mauricio Bernabó, director de Transformación Digital.

Según destaca Bernabó, uno de los beneficios de Teams es que “facilita una comunicación más directa y accesible entre todos los miembros de la comunidad universitaria, permitiendo contactar a cualquier persona de manera rápida y sencilla”. Es así como uno a través del canal puede encontrar fácilmente a otro integrante de la comunidad universitaria e interactuar, compartir contenidos, entre otros. “Este enfoque promueve una estructura de comunicación más horizontal, eliminando barreras jerárquicas y fomentando un ambiente de trabajo más inclusivo y equitativo. Se trata de un espacio de trabajo pensado para la colaboración en tiempo real y la comunicación, las reuniones, el uso compartido de archivos y aplicaciones”, subraya el director de Transformación Digital.

"Teams facilita una comunicación más directa y accesible entre todos los miembros de la comunidad universitaria, permitiendo contactar a cualquier persona de manera rápida y sencilla" - Mauricio Bernabó, director de Transformación Digital.

Usos y beneficios

La Ruta Teams UC se encuentra albergada en Estación Digital UC, un sitio que ofrece diversos recursos digitales para apoyar las labores universitarias y en la que se comparten recursos digitales y material de autoaprendizaje para obtener el máximo potencial de las herramientas institucionales.

Para acceder a ella, los usuarios deben en primer lugar escoger su rol al interior de la institución (estudiante, funcionario o académico) para acceder a secciones más personalizadas en los que se ofrecen recursos para, por ejemplo, preparar reuniones, aprender a crear canales de comunicación con el equipo de trabajo, compartir archivos, administrar permisos, agregar a personas externas a la institución a un chat, programar mensajes, administrar informes de asistencia a las reuniones, configurar audio, video, filtros, utilizar el calendario de manera eficiente, entre muchos otros.

Cinco ventajas de Teams:

Plataforma centralizada: Teams facilita la comunicación antes, durante y después de las reuniones, al permitir desde un solo lugar, agendar, realizar, registrar, transcribir y compartir los encuentros de trabajo. Asimismo, permite integrar archivos, mensajes, llamadas y reuniones en un solo lugar facilitando la colaboración sin cambiar de aplicación.
Comunicación al instante: La plataforma disminuye la necesidad de enviar correos electrónicos, lo cual permite obtener una mayor fluidez e interacción rápida, así como centralizar de manera ordenada las conversaciones.
Conexión permanente en cualquier momento y lugar: Teams cuenta con una aplicación a la cual se puede acceder a través de teléfonos celulares, lo cual le facilita a los usuarios conectarse desde diversos lugares.
Integración de diferentes aplicaciones: Al estar incluida en la suite de Microsoft 365, Teams permite trabajar con documentos de Excel, Word y PowerPoint, entre otros, en tiempo real.
Espacios compartidos de trabajo: al crear un equipo o grupo de trabajo en Teams, se genera automáticamente un espacio digital de almacenamiento en SharePoint, lo que permite trabajar y compartir con equipos multidisciplinarios utilizando una misma plataforma, facilitando así la colaboración al interior de la universidad.