Un proceso integral para preservar el Patrimonio

La gestión y preservación de archivos y colecciones patrimoniales es un pilar fundamental en Bibliotecas UC. Por ello, se realiza una labor que abarca desde la organización, digitalización y conservación hasta la valorización y difusión, incluyendo la implementación de nuevas tecnologías y espacios.  

En un avance para la investigación y preservación del patrimonio, la Pontificia Universidad Católica de Chile inauguró este año dos nuevas instalaciones: el Gabinete Numismático, que alberga una colección de más de 5 mil monedas, y puso en marcha paralelamente el Laboratorio de Patrimonio Documental y Humanidades Digitales, espacio equipado con escáneres de última generación. Este proyecto es fruto de la colaboración entre el Centro UC Patrimonio Cultural y las facultades de Arquitectura, Diseño y Estudios Urbanos; Historia, Geografía y Ciencia Política; y Artes, y su creación fue posible gracias a la adjudicación conjunta de un fondo FONDEQUIP de la Agencia Nacional de Investigación y Desarrollo (ANID). 

Para llegar a un público más amplio, se desarrolló el Catálogo Patrimonial, que busca democratizar el acceso a la información y fomentar la generación de nuevos conocimientos, tanto académicos como de la sociedad civil. Este portal, de acceso abierto, alberga 26 archivos que están al cuidado de diversas áreas y unidades académicas de la UC. Bibliotecas tiene la custodia directa de 13 de ellos.  

Tanto en el catálogo como en las salas se cuenta con información detallada sobre cada colección. Esto es posible gracias al meticuloso trabajo realizado del Departamento de Procesamiento Patrimonial y Documental (DPPD), integrado por bibliotecólogos y bibliotecólogas especializados en archivística.

“Nuestra metodología incluye un meticuloso proceso de investigación que el equipo realiza al recibir un nuevo fondo documental. Este proceso abarca la documentación exhaustiva sobre la vida del propietario del archivo, la creación de árboles genealógicos, redes de amistades y referencias geográficas, con el objetivo de contextualizar cada documento y objeto. De esta manera, conseguimos establecer una línea temporal precisa para los materiales, que a menudo llegan sin un orden definido”, señala Marcela Rivera, subdirectora de Recursos de Información y Archivos de Bibliotecas UC.  

"Nuestra metodología incluye un meticuloso proceso de investigación que el equipo realiza al recibir un nuevo fondo documental. Este proceso abarca la documentación exhaustiva sobre la vida del propietario del archivo, la creación de árboles genealógicos, redes de amistades y referencias geográficas, con el objetivo de contextualizar cada documento y objeto" - Marcela Rivera, Bibliotecas UC

Proceso

Al recibir el archivo, se verifica la integridad y el contenido del material. En esta primera etapa, denominada preinventario, se va registrando en un cuadro de clasificación que considera su procedencia y época, entre otras categorías.  

Posteriormente, se elabora un inventario detallado de los documentos, donde se chequea información como el número de registro, autor, título, descripción física y formato, entre otros datos. En esta labor, participan estudiantes ayudantes UC de diversas unidades académicas quienes, bajo la supervisión de un bibliotecólogo, anotan cuidadosamente cada documento, garantizando la calidad y precisión de los datos. 

Para concluir, se procede a la foliación, que implica asignar un número de identificación único a cada documento. Luego se evalúa el estado de conservación de los documentos, y, finalmente, los materiales se almacenan en cajas, sobres y papeles libres de ácido, asegurando su preservación a largo plazo. 

Respecto de este proceso, Marcela Rivera, explica que “si bien es un proceso bien metodológico y técnico, cuando comienzas a procesar la información, cada elemento habla de la persona, va contando un relato, y empieza a revelar quién era la persona, construyendo su historia. Los archivos hablan. Este proceso es mágico”. Al respecto, comparte una reflexión: “Cada objeto, cada documento que procesamos nos cuenta una historia. Detrás de cada archivo hay una persona, una vida. Es como si los objetos hablaran, revelando quiénes eran y cómo vivían. Este proceso de descubrir y reconstruir esas historias es muy enriquecedor”.  

Una vez procesados, los objetos se digitalizan y posteriormente se incorporan al catálogo patrimonial. A partir del 2025, los archivos asociados a las colecciones patrimoniales migrarán a Arkivum, una plataforma de preservación digital de vanguardia que garantizará la legibilidad de los archivos a largo plazo mediante la creación automática de copias en formatos duraderos. 

Lo nuevo: archivos presidenciales

En agosto, la UC recibió su primer archivo presidencial, el de Carlos Ibáñez del Campo, marcando un hito en la historia de la institución. Bibliotecas UC asumirá la responsabilidad de organizar, describir, conservar, investigar y difundir este valioso patrimonio documental, el que se someterá al riguroso proceso de catalogación descrito, en que contará con la colaboración de Margarita Donoso Ibáñez, nieta del presidente.  

Respecto de esta donación, Evelyn Didier, directora de Bibliotecas UC, destaca: “Los archivos presidenciales constituyen fuentes primarias esenciales, fomentando la colaboración académica y la producción de nuevas investigaciones y publicaciones. Nos sentimos profundamente honrados de ser el depositario de este archivo”. Además, agrega que: “Nuestra biblioteca no es solo un lugar de almacenamiento; es un puente entre el pasado, el presente y el futuro, y junto con salvaguardar el patrimonio bibliográfico y documental, es un centro dinámico de conocimiento, aprendizaje y descubrimiento.”